So arbeiten Sie mit Ihrer Bibliothek

Stand 25. August 2026 · Alle Abbildungen zeigen die Demo-Bibliothek „Volksschule Musterdorf" mit Beispieldaten.

schulbib verwaltet den Bestand Ihrer Bibliothek mit sechs Feldern — Nummer, Autor:in, Illustrator:in, Titel, Interessenskreis, Bemerkung — und einer einfachen Ausleihe. Es läuft im Browser, Sie müssen nichts installieren. Dieses Handbuch geht alle Arbeitsschritte einmal durch.

1Anmelden

Öffnen Sie bidesi.at im Browser und klicken Sie auf Anmelden.
Wählen Sie Ihre Bibliothek aus der Liste.
Geben Sie Benutzername und Passwort Ihrer Bibliothek ein und klicken Sie auf Anmelden.

Startseite von bidesi.at mit dem Knopf Anmelden — Die Startseite — der Knopf „Anmelden" führt zur Bibliotheksauswahl.

Auswahlseite mit der Liste der Bibliotheken — Bibliothek auswählen — beim nächsten Besuch ist Ihre Bibliothek als „zuletzt verwendet" markiert.

Anmeldeformular der Bibliothek mit Benutzername und Passwort — Anmeldung mit den Zugangsdaten Ihrer Bibliothek.

Hinweis: Zum Schluss immer über Abmelden (rechts oben) aussteigen — besonders an Geräten, die auch andere benutzen.

2Die Bestandsliste

Nach der Anmeldung sehen Sie den gesamten Bestand. Oben links steht, wie viele Bücher es sind und wie viele gerade entlehnt sind. Entlehnte Bücher zeigen in oranger Schrift, wer sie hat und seit wann.

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Nr., Autor:in, Titel …) sortiert die Liste nach dieser Spalte.

Bestandsliste mit 14 Büchern, zwei davon entlehnt — Die Bestandsliste — pro Zeile die Knöpfe „Ausleihen" bzw. „Zurück" und „Bearbeiten".

3Suchen und filtern

Klicken Sie oben auf Suchen — von jeder Seite aus landen Sie damit in der Liste, der Cursor steht schon im Suchfeld.
Tippen Sie einen Suchbegriff — gesucht wird gleichzeitig in allen Feldern, auch beim Namen des Entlehners.
Mehrere auf einmal: Trennen Sie mit Komma, dann zeigt die Liste alle Treffer zusammen — Lindgren, Preußler etwa alle Bücher beider Autorinnen und Autoren.
Eine Liste von Buchnummern wie 72, 85, 103 holt genau diese Bücher und sonst nichts: Stehen im Suchfeld nur Zahlen, wird ausschließlich die Buchnummer verglichen — kein Zufallstreffer aus einem Titel oder einer Bemerkung. Nach Interessenskreisen filtern Sie ja ohnehin mit den Auswahlfeldern daneben.
Rechts daneben können Sie nach Interessenskreis und nach verfügbar/entlehnt einschränken. Hat ein Buch mehrere Kreise, wird es bei jedem davon gefunden.
Mit dem Feld „+ zweiter Kreis" grenzen Sie auf Bücher ein, die beide Kreise tragen — etwa gezielt Erstleser und Fantasie.
Zurücksetzen zeigt wieder den ganzen Bestand.

Suchergebnis für Preußler mit drei Treffern — Suche nach „Preußler" — drei Treffer von 14 Büchern.

Suche nach mehreren Buchnummern, mit Komma getrennt — Mehrere Nummern mit Komma: genau diese Bücher, bereit für die Sammel-Ausleihe.

4Ein Buch erfassen

Klicken Sie auf + Buch erfassen.
Der Cursor steht direkt im Feld Nummer, und die vorgeschlagene nächste freie Nummer ist schon markiert: Einfach die aufgedruckte Buchnummer lostippen, sie ersetzt den Vorschlag. Wer keine eigenen Nummern vergibt, tippt gleich beim Autor weiter.
Pflicht ist nur der Titel; alles andere darf leer bleiben. Beim Interessenskreis schlägt das Feld vorhandene Kreise vor — so bleiben die Bezeichnungen einheitlich. Ein Buch darf auch mehrere Kreise haben, mit Strichpunkt getrennt: Erstleser; Fantasie.
Personen erfassen Sie in der bibliothekarischen Ansetzungsform Nachname, Vorname — so sortiert die Autorenspalte nach Nachnamen. Mehrere Autoren oder Illustratoren trennen Sie mit Strichpunkt, das Komma gehört zum Namen: Mauz, Christoph; Emersberger, Helmut. Um die Leerzeichen müssen Sie sich nicht kümmern, schulbib rückt sie beim Speichern selbst zurecht.
Speichern & nächstes — auch einfach mit der Enter-Taste — speichert und öffnet sofort das nächste leere Formular; der Interessenskreis bleibt vorausgefüllt. So erfassen Sie einen ganzen Stapel in einem Zug. Speichern & zur Liste schließt die Erfassung ab.

Ausgefülltes Erfassungsformular für Das kleine Gespenst — Das Erfassungsformular — Nummer 14 wurde automatisch vorgeschlagen.

Liste mit grüner Bestätigung: Das kleine Gespenst gespeichert — Nach dem Speichern bestätigt eine Meldung den neuen Eintrag.

Doppelte Nummern verhindert schulbib von selbst: Ist eine Nummer schon vergeben, erscheint eine Warnung und nichts wird überschrieben.

Zu zweit erfassen? Kein Problem — jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Zugang an und erfasst parallel, es geht nichts verloren. Nur wenn beide die automatisch vorgeschlagene Nummer übernehmen, kann die Meldung „Nummer ist bereits vergeben" kommen: dann einfach das Nummernfeld leeren (schulbib vergibt die nächste freie) oder die aufgedruckte Buchnummer eintippen.

Zwei Konventionen für Interessenskreise: Der erste Kreis ist der Hauptkreis — der, der aufs Rückenschild kommt. Und lieber sparsam: zwei, höchstens drei Kreise pro Buch, sonst verliert die Einteilung ihren Wert. Am besten pflegt eine Person die Kreisliste.

5Ausleihen und zurücknehmen

Klicken Sie in der Zeile des Buchs auf Ausleihen.
Tragen Sie ein, wer das Buch bekommt — bewährt hat sich Name, Klasse, z. B. „Lena M., 2a". Das Datum ist mit heute vorausgefüllt.
Kommt das Buch zurück, genügt ein Klick auf Zurück in der Zeile — fertig.

Ausleihdialog für Die Kinder aus Bullerbü an Lena M., 2a — Ausleihen: an wen, ab wann — mehr braucht es nicht.

Ein Stapel auf einmal

Steht jemand mit mehreren Büchern am Schalter, klicken Sie oben auf Ausleihe: Name einmal eingeben, dann die aufgedruckten Buchnummern — 72 85 103 — und Enter.

Noch schneller aus der Liste heraus: Suchen oder filtern Sie zuerst — etwa 72, 85, 103 im Suchfeld oder den Interessenskreis einer Klasse — und klicken Sie dann in der Filterzeile auf das Ausleih-Symbol (neben dem Drucker). Die Ausleihe öffnet sich mit allen verfügbaren Büchern der Liste bereits eingetragen; Sie ergänzen nur noch den Namen. Bereits entlehnte Bücher lässt schulbib dabei automatisch weg.

Sammel-Ausleihe: Name und mehrere Buchnummern in einem Formular — Ein Kind, drei Bücher, eine Buchung — die Nummern stehen ja auf den Büchern.

Gebucht wird noch nicht sofort: Zuerst zeigt schulbib Ihnen zur Kontrolle die Titel, die gleich hinausgehen. Stimmt alles, bestätigen Sie mit einem Klick; sonst gehen Sie über Korrigieren zurück — Ihre Eingaben bleiben dabei erhalten. Nummern, die es nicht gibt oder deren Buch schon jemand anderes hat, stehen als Hinweis dabei und werden übersprungen; umgebucht wird nie versehentlich.

Kontrollansicht mit den Buchtiteln vor dem Bestätigen — Kontrolle vor dem Buchen: Diese Titel gehen an Lena — Nr. 99 gibt es nicht und wird gemeldet.

Rückgabe: über den Namen

Wenn das Kind vor Ihnen steht, geht die Rückgabe am schnellsten über den Namen. Auf der Seite Ausleihe unten den Namen eintippen — das Feld schlägt alle vor, die gerade etwas entlehnt haben — und auf Bücher anzeigen klicken. Sie sehen alles, was diese Person hat, mit Nummer, Titel und seit wann.

Alle Bücher sind bereits angehakt: Bringt das Kind alles zurück, genügt ein Klick auf Ausgewählte zurückbuchen. Fehlt ein Buch, haken Sie es einfach ab — es bleibt dann weiterhin entlehnt. Mit dem Kästchen in der Kopfzeile wählen Sie alle auf einmal aus oder ab.

Rückgabe: Liste der entlehnten Bücher einer Person mit Auswahlkästchen — Rückgabe über den Namen — abhaken, was tatsächlich da ist.

Kommt ein Stapel ohne Kind zurück, geht es auch weiterhin über die Buchnummern (Feld darunter): eintippen, fertig — das wird direkt gebucht, weil sich eine Rückgabe jederzeit wieder ändern lässt.

Wer hat gerade was?

Zwei Wege zur Übersicht über alles, was gerade draußen ist:

In der Liste steht oben die Zahl der entlehnten Bücher — ein Klick darauf zeigt genau diese Bücher.
Auf der Seite Ausleihe steht unten der Block „Derzeit entlehnt" mit der Anzahl der Bücher und Personen sowie den Knöpfen Anzeigen und Drucken.

Die Übersicht ist nach Person sortiert, sodass alle Bücher eines Kindes beieinander stehen — und zeigt bei jedem Buch, seit wann es draußen ist. Rechts oben können Sie auf „am längsten draußen" umschalten: Dann steht ganz oben, was am dringendsten zurückkommen sollte — praktisch vor den Ferien.

Übersicht der entlehnten Bücher, nach Person sortiert — Alles, was gerade draußen ist — nach Person sortiert, mit Leihdauer.

Zum Ausdrucken genügt der Drucker-Knopf: Die Liste wird zu einer aufgeräumten „Entlehnte Bücher"-Liste mit Nummer, Autor, Titel, Name und Datum — ideal zum Durchgehen in der Klasse.

6Bearbeiten und löschen

Bearbeiten in der Zeile öffnet das Buch zum Ändern — hier lassen sich alle Felder anpassen, auch die Ausleihe von Hand korrigieren (Feld Entlehnt an leeren = Buch ist wieder verfügbar).

Der Löschen-Knopf sitzt bewusst etwas abseits im Bearbeiten-Formular und fragt auf einer eigenen Seite noch einmal nach, bevor wirklich gelöscht wird.

Bearbeiten-Formular mit Feldern für Ausleihe und Löschen-Knopf — Das Bearbeiten-Formular — unten rechts der abgesetzte Löschen-Knopf.

7Liste drucken

Der Drucker-Knopf rechts neben „Suchen" (beim Überfahren erscheint „Liste drucken") öffnet eine aufgeräumte Druckansicht mit Stand-Datum — und zwar mit genau dem, was Sie gerade sehen: Suche und Filter werden übernommen. So drucken Sie z. B. nur den Interessenskreis „Erstleser" oder das Ergebnis einer Suche. Bei den entlehnten Büchern wird daraus automatisch eine Wer-hat-was-Liste mit Name und Ausleihdatum.

Druckansicht der Bestandsliste mit Statusspalte — Die Druckansicht — der Knopf „Drucken" öffnet den Druckdialog des Browsers.

8Daten sichern (CSV)

Unter Daten finden Sie alles zum Sichern und Einspielen:

Als CSV exportieren lädt den ganzen Bestand als Tabelle herunter — in Excel oder LibreOffice zu öffnen. Einmal im Monat exportieren und ablegen ist eine gute Gewohnheit.
Nur eine Auswahl? Suchen oder filtern Sie zuerst in der Liste und klicken Sie dort auf das Speichern-Symbol (Pfeil nach unten, neben dem Drucker). Dann enthält die Datei genau die angezeigten Bücher — etwa alle Erstleser-Titel oder alles, was gerade entlehnt ist. Sie heißt dann bibliothek-auswahl-…csv, damit Sie sie von der Gesamtsicherung unterscheiden können.
CSV importieren spielt eine Tabelle ein: vorhandene Nummern werden aktualisiert, neue angelegt. So kommt auch ein Altbestand aus einer bestehenden Excel-Liste ins System.

Wie Sie damit viele Bücher auf einmal ändern, steht gleich im nächsten Abschnitt.

Daten-Seite mit CSV-Export, CSV-Import und Sicherungshinweis — Die Daten-Seite — Export mit einem Klick, Import mit Kopfzeile `nummer, autor, illustrator, titel, interessenskreis, bemerkung`.

Katalog öffentlich oder nur intern?

Auf der Daten-Seite im Abschnitt Katalog stellen Sie jederzeit um, ob der Bestand ohne Anmeldung lesbar ist. Mit Haken können alle im Katalog suchen und stöbern — verändern, ausleihen oder zurückbuchen kann weiterhin nur, wer angemeldet ist. Ohne Haken ist der gesamte Katalog hinter der Anmeldung.

Der Bestand bleibt beim Umschalten selbstverständlich unverändert; Sie können also mit dem internen Betrieb starten und später öffnen — oder umgekehrt.

Viele Bücher auf einmal ändern

Einzelne Bücher ändern Sie am besten direkt über Bearbeiten. Soll sich aber bei vielen Büchern dasselbe ändern — etwa ein Interessenskreis umbenannt oder bei einer ganzen Reihe eine Bemerkung ergänzt werden — geht das am schnellsten über Excel:

Exportieren: Auf Daten klicken, dann Als CSV exportieren. Sie bekommen eine Datei wie bibliothek-2026-08-26.csv in Ihren Download-Ordner.
Sicherheitskopie behalten: Legen Sie eine zweite Kopie dieser Datei beiseite. Geht beim Ändern etwas schief, spielen Sie einfach diese zurück.
In Excel öffnen und ändern. Ändern Sie nur die Felder, die sich ändern sollen — die Spalte nummer bleibt unangetastet, denn daran erkennt schulbib das Buch wieder.
Speichern im selben Format (CSV). Excel fragt meist nach — bestätigen Sie, dass das Format beibehalten werden soll.
Importieren: Zurück auf Daten, Datei auswählen, Importieren klicken. Es erscheint eine Meldung wie „0 neu angelegt, 37 aktualisiert" — damit sehen Sie sofort, ob das Ergebnis stimmt.

Sie können auch nur einzelne Spalten schicken. Wollen Sie ausschließlich Interessenskreise umbenennen, genügt eine Tabelle mit den Spalten nummer und interessenskreis — alle anderen Angaben der betroffenen Bücher bleiben unverändert erhalten. Das ist der schnellste Weg, wenn Sie in Excel ohnehin nur eine Spalte bearbeiten wollen.

Was Sie wissen sollten: Bücher, deren Nummer in der Tabelle nicht vorkommt, bleiben unangetastet. Steht eine neue Nummer in der Tabelle, wird daraus ein neues Buch. Löschen kann der Import nicht — eine Zeile aus der Tabelle zu entfernen löscht kein Buch. Und wenn Sie mehrere Autoren oder Kreise mit Strichpunkt in ein Feld schreiben, setzt Excel beim Speichern automatisch Anführungszeichen darum; das ist richtig so.

Die Ausleihe wird über diesen Weg übrigens nicht verändert: Wer welches Buch hat, bleibt beim Import unberührt.

9Zugänge verwalten

Jede Person, die mit der Bibliothek arbeitet, bekommt einen eigenen Zugang. Alle Benutzer:innen haben die gleichen Rechte.

Neuen Zugang anlegen

Auf Daten klicken und zum Abschnitt Zugänge rollen.
Benutzernamen und zweimal das Passwort eintragen (Regeln siehe Kasten).
Zugang anlegen klicken — die Person kann sich sofort anmelden.

Passwortregeln: mindestens 8 Zeichen, darin mindestens ein Kleinbuchstabe, ein Großbuchstabe, eine Ziffer und ein Sonderzeichen. Erlaubt ist jedes Zeichen — auch Umlaute und Leerzeichen, ein ganzer Satz ist also ein gutes Passwort.

Zugang entfernen

Verlässt jemand die Schule, entfernen Sie einfach den Zugang über den Entfernen-Knopf in der Liste — die anderen Zugänge bleiben unverändert. Den eigenen Zugang können Sie nicht entfernen, damit sich niemand versehentlich selbst aussperrt.

Liste der Zugänge mit bibliothek und helferin samt Entfernen-Knopf — Die Zugänge der Bibliothek — „Entfernen" nimmt einen wieder weg.

10Eigenes Passwort ändern

Ganz unten auf der Daten-Seite: aktuelles Passwort, neues Passwort, Passwort ändern. Es gelten dieselben Passwortregeln wie beim Anlegen.

Abschnitt Eigenes Passwort ändern auf der Daten-Seite — Jede:r ändert nur das eigene Passwort.

11Einmalig: die Ersteinrichtung

Beim allerersten Aufruf einer neuen Bibliothek erscheint statt der Anmeldung die Ersteinrichtung. Hier werden einmalig festgelegt:

der Name der Bibliothek (steht danach in der Kopfzeile),
der erste Zugang mit Benutzername und Passwort,
ob der Katalog ohne Anmeldung lesbar sein soll — dann können Schüler:innen selbst suchen und stöbern, aber nichts verändern. Diese Entscheidung ist nicht endgültig: Sie lässt sich jederzeit unter Daten → Katalog umschalten.

Ersteinrichtung mit Bibliotheksname, Benutzername und Passwortfeldern — Die Ersteinrichtung — einmal ausfüllen, danach geht es direkt in die leere Bestandsliste.

12Wenn etwas nicht klappt

Das passiert	Das hilft
„Sitzung abgelaufen – bitte die Seite neu laden."	Die Seite war zu lange offen. Neu laden, noch einmal probieren — es ist nichts verloren gegangen.
„Benutzername oder Passwort stimmt nicht."	Beim Passwort zählt die Groß-/Kleinschreibung, beim Benutzernamen nicht. Nach mehreren Fehlversuchen wartet die Anmeldung absichtlich ein paar Sekunden.
„Nummer … ist bereits vergeben."	Jede Nummer gibt es nur einmal. Andere Nummer eintragen oder das Feld leeren — dann vergibt schulbib die nächste freie.
Passwort vergessen	Eine andere Person Ihrer Bibliothek kann Ihren Zugang entfernen und neu anlegen. Gibt es keinen, hilft die Betreuung.